Projektinhallinnan ytimessä: Viisi menestyksekkään sote-projektin elementtiä

Projektinhallinnan avulla voidaan saavuttaa toivottuja tuloksia, optimoida resurssien käyttöä ja varmistaa projektin sujuva eteneminen, mutta mikä lasketaan projektiksi, mitä tarkoitetaan projektinhallinnalla sosiaali- ja terveysalalla ja mikä määrittelee onnistuneen projektin?

Turun ammattikorkeakoulun Master Schoolin terveysteknologian opiskelijoiden Projektinhallinta sote-toimintaympäristöissä -opintojaksolla pohdittiin projektinhallinnan osatekijöitä ja onnistuneen sote-alan projektin elementtejä.

Mitkä ovat menestyksekkään projektin ainesosat?

Projekti on aikataulutettu pyrkimys suunnitella ja tuottaa ainutlaatuinen tuote, palvelu tai tulos. Sote-alalla tämä voi olla uuden terveyspalvelun käyttöönottoa, digitaalisten järjestelmien integroimista tai vaikkapa hoitoprosessien tehostamista.

Projektilla on selvä alku ja loppu, budjetti, selkeästi määritelty laajuus ja suoritusvaatimuksia, jotka on täytettävä. Se tehdään vain kerran. Jos se on toistuvaa, se ei ole projekti. Projektinhallinta taas on se systemaattinen lähestymistapa, joka kattaa suunnittelun, toteutuksen ja seurannan varmistaakseen, että projekti etenee tavoitteiden mukaisesti.

Onnistunut projekti edellyttää huolellista suunnittelua, tiivistä yhteistyötä sidosryhmien kanssa ja kykyä sopeutua muuttuviin tilanteisiin. Menestyksekkään sote-projektin viisi tukipilaria ovat:

Selkeät tavoitteet ja kehys: Projektin tavoitteiden on oltava selkeät ja kohdistuttava suoraan sote-palvelujen parantamiseen. Kehyksen on oltava joustava, millä mahdollistetaan sopeutuminen muuttuviin tarpeisiin.

Selkeät roolit sekä sidosryhmien osallisuus: Kaikkien projektin sidosryhmien, kuten terveydenhuollon ammattilaisten, potilaiden ja johdon, osallistuminen on elintärkeää. Tämä takaa sen, että projektissa huomioidaan erilaiset näkökulmat ja tarpeet.

Laadukas viestintä: Avoin ja jatkuva viestintä osapuolten välillä on yksi projektin onnistumisen avaintekijä. Tiedottaminen pitää kaikki osapuolet ajan tasalla ja vähentää epävarmuutta.

Riskienhallinta: Projekteissa on aina riskejä. Ne voivat olla esimerkiksi teknisiä haasteita tai muutosvastarintaa. Menestyksekäs projektinhallinta sisältää riskianalyysin ja –hallinnan, jotta voidaan varmistaa, että mahdolliset ongelmat tunnistetaan ja ratkaistaan nopeasti.

Jatkuva arviointi ja parantaminen: Projekteissa on tärkeää toteuttaa jatkuvaa arviointia. Arviointi kohdistuu esimerkiksi saavutettuihin tuloksiin. Tämä mahdollistaa joustavan reagoinnin ja parantamisen projektin edetessä.

Sote-alan projektien keskiössä ovat kohderyhmän tarpeet

Sote-projekteissa erityisen tärkeää on muistaa potilas- ja asiakaskeskeisyys. Projektissa on aina keskityttävä kohderyhmien, esimerkiksi potilaiden tarpeisiin ja hyvinvointiin. Tämä vaatii herkkyyttä erilaisille terveysvaatimuksille sekä palvelujen saatavuuden varmistamista.

Tärkeää on myös huomioida tietoturva ja eettiset kysymykset. Sote-projekteissa saatetaan käsitellä arkaluonteisia terveystietoja, mikä korostaa tietoturvan ja eettisten kysymysten merkitystä. Lisäksi esimerkiksi uusien järjestelmien käyttöönotto tai prosessimuutokset vaativat henkilöstön koulutusta ja muutosjohtamista. Onnistunut projektinhallinta huomioi tämän ja varmistaa, että kaikki osapuolet ovat valmiita muutokseen.

Projektinhallinta erityisesti sote-alalla on monitahoinen, vaativa ja samalla palkitseva prosessi. Menestyksekkäiden sote-alan projektien taustalla on aina tarkkaan laadittu projektinhallinnan kokonaisuus, joka keskittyy paitsi tehokkuuteen myös kohderyhmän eli esimerkiksi potilaiden hyvinvoinnin edistämiseen.

 

Teksti:

Jenni Peltonen
Master School -opiskelija, sosionomi (AMK)
Turun AMK

Minna Salakari
FT, lehtori
Turun AMK