Parempia sähköisiä palveluita sote-alalle – toiminnan muutoksen malli luotiin työelämän tarpeisiin

Sujuvien ja laadukkaiden sähköisten palveluiden edellytyksenä on toimintakulttuurin muutos sekä yhteistyön kehittäminen. Teknologia ei saisi olla itseisarvo vaan käytännön työtä tukeva apuväline, jonka avulla voidaan tuottaa yhä sujuvampia sähköisiä palveluita.

Teknologiaratkaisujen käyttöönotto sosiaali- ja terveydenhuollon toimialalla lisääntyy, mikä edellyttää olemassa olevien käytännön toimintojen ja prosessien uudelleen tarkastelua. Digitalisaatio, tekoäly, chatbotit ja robotiikka tulevat olemaan yhä merkittävämmässä roolissa. Ne muuttavat käytännön työtä sekä toimintaprosesseja.

Kehittämisprojekti vastaa uudistuvan sote-toimialakentän tarpeisiin

Turun ammattikorkeakoulun Master Schoolin terveysteknologian opintoihin linkittyvä kehittämisprojekti oli työelämälähtöinen hanke, joka suunniteltiin 2M-IT Oy:n tarpeiden mukaan. Projektissa tarkasteltiin ja muotoiltiin tavoitteellisesti uudelleen kohdeorganisaation prosesseja yrityksen strategiaa ja visioita noudattaen.

Menetelminä käytettiin asiantuntijaraatia sekä Learning cafe- eli oppimiskahvila-menetelmää.  Asiantuntijatyöryhmä koostui kohdeorganisaation kokeneista projektityön ammattilaisista, jotka toimivat sote-toimialan ict-projekteista.

Kehittämisprojektin tavoitteena oli parantaa prosesseja sekä lisätä ymmärrystä toiminnallisen muutoksen merkityksestä ICT-projekteissa.

Kehittämisprojektin tuotoksena luotiin toiminnan muutoksen malli sekä siihen liittyvä dokumentaatio. Näillä pystytään tunnistamaan toiminnallisen muutoksen tarpeet ja ottamaan niihin linkittyvät toimenpiteet osaksi teknologiaprojekteja. Toiminnallisen muutoksen mallin ja prosessin kehittäminen koettiin yrityksessä tarpeelliseksi, koska tuleva sosiaali‐ ja terveydenhuollon uudistus on ennen kaikkea toimintatapojen muutos digitalisaation avulla. Kehittämistyön tuotosten avulla pystytään valmistautumaan ja vastaamaan entistä paremmin sote-toimialakentän muuttuviin tarpeisiin.

Kehittämisprojektin tavoitteena oli parantaa prosesseja sekä lisätä ymmärrystä toiminnallisen muutoksen merkityksestä ICT-projekteissa. Toiminnan muutoksen mallin avulla pystytään ohjaamaan ja tukemaan asiakasorganisaatioiden toiminnan kehittämistä sekä kasvattamaan projektityössä mukana olevien asiantuntijoiden osaamista.

Digitalisaation käyttö vaatii suunnitelmallisuutta ja perehtymistä

Nykyinen – ja etenkin tuleva – digitalisaatio on toimintaa muuttavaa uudistamista. Jos ajattelua ei muuteta samaan aikaan, on pelkona, että vanhojen olemassa olevien toimintatapojen päälle rakennetaan prosesseja, jotka aiheuttavat entistä enemmän kustannuksia. Suurin este digitaalisuuden etenemiselle on tutkitusti totuttu tapa toimia. Parhaimmat hyödyt digitalisaatiolla saavutetaan, kun prosessit mietitään, suunnitellaan ja toteutetaan uudella tavalla.

Sähköisten palveluiden käyttöönotoissa ja hyödyntämisessä tarvitaan merkittävää muutosta olemassa olevaan toimintakulttuuriin ja -tapoihin. Teknologian käyttöönottoihin liittyvät haasteet ja epäonnistumiset eivät johdu ainoastaan teknologisista ratkaisuista tai työtapojen muuttamisesta, vaan ennemminkin siitä, miten käyttöönotot organisoidaan ja miten muutokset käsitetään ja toteutetaan.

Malli auttaa tunnistamaan muutostarpeet sekä parantaa palveluiden laatua, tehokkuutta ja asiakaslähtöistä toimintaa.

Terveydenhuollon ammattilaisilta edellytetään toimintatapojen muuttamista sekä kouluttautumista, kun uusia sähköisiä terveyspalveluita otetaan käyttöön. Tällä varmistetaan uudenlaisten palveluiden hyödyntäminen sekä järkevästi että perustellusti.

Tässä kehittämisprojektissa luodun toiminnan muutoksen mallin tarkoituksena on auttaa asiantuntijoita tunnistamaan muutostarpeet sekä kehittää yrityksen sisäisiä prosesseja ja sitä kautta parantaa palveluiden laatua, tehokkuutta sekä asiakaslähtöistä toimintaa.

Yhteisten toimintatapojen kautta pystytään tarjoamaan asiakasorganisaatioille yhä tasalaatuisempia projektipalveluita. Projektin lopputuotos vastasi sille asetettuihin tavoitteisiin ja toimintamallia voidaan hyödyntää käytännön työelämässä.

Teksti:

Eeva Penttinen
YAMK-opiskelija, Turun AMK
Projektipäällikkö, 2M-IT Oy

Minna Salakari
Lehtori, FT
Turun AMK